Ogólne informacje o ochronie danych osobowych w Energosystem Rybnik Sp. z o.o.

Pracownikom i Zarządowi Energosystem Rybnik Sp. z o.o. bardzo zależy, aby dane Klientów, Mieszkańców i Kontrahentów były należycie przetwarzane i chronione. Działamy w pełni zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a każdej z osób, której dane osobowe przetwarzamy, gwarantujemy możliwość korzystania z przysługujących jej praw.

Poniżej – wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) – przedstawiliśmy ogólne zasady, jakimi się kierujemy. W niektórych przypadkach będą one poszerzane poprzez przekazanie Państwu bezpośrednio dodatkowych informacji dotyczących konkretnego celu przetwarzania danych osobowych. Liczymy jednak, że po zapoznaniu się z poniższą treścią będziecie Państwo pewni, że Państwa dane są w dobrych rękach!

Ramowe przyczyny przetwarzania danych osobowych

Energosystem Rybnik Sp. z o.o. występuje w dwóch rolach:

  • Administratora, gdy (zwłaszcza) Państwa dane pozyskane są bezpośrednio przez Energosystem Rybnik Sp. z o.o. lub to Państwo bezpośrednio powierzycie nam swoje dane;
  • Podmiotu przetwarzającego, gdy (zwłaszcza) dane osobowe powierzają nam wspólnoty mieszkaniowe, spółdzielnie, administratorzy budynków oraz inne podmioty w celu zrealizowania umowy. Dzięki temu w imieniu administratorów możemy m.in. dbać o rzetelne rozliczenia mediów.

W każdym przypadku mogą Państwo kontaktować się z nami, żeby dowiedzieć się w jakim celu i na jakiej podstawie działamy. Nasze pełne dane to:

Energosystem Rybnik sp. z o.o.

Jankowicka 23/25
44-200 Rybnik, woj. śląskie

Sąd Rejonowy Gliwice, X Wydz. Gosp.
KRS 0000168873, NIP 642-10-08-290
Kapitał zakładowy: 91.800,00 zł

Tel. 32 755-94-72
E-mail: biuro@energosystemrybnik.pl

Cele, podstawa i okresy przetwarzania danych

Realizacja umowy lub zamówienia

Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt(y) b i f RODO

Dane osobowe przetwarzamy m.in. w ramach realizowanych umów, obsługi zamówień, realizacji usług, świadczenia pomocy serwisowej, obsługi rozliczeń i w innych powiązanych celach wynikających ze współpracy między nami a naszymi Klientami i Kontrahentami.

Jeśli w związku z zawarciem umowy powierzono nam dane osobowe określonych osób reprezentujących stronę umowy (np. pracowników Kontrahenta), dane będą wykorzystywane do bieżącego kontaktu w celu realizacji umowy, do prowadzenia rozliczeń oraz w innych celach wynikających z umowy.

W ww. przypadkach długość okresu przetwarzania wynika zazwyczaj z okresu wykonania zobowiązań, obowiązującego prawa, przedawnienia roszczeń lub innego, prawnie uzasadnionego powodu. Dodatkowo zazwyczaj podanie danych osobowych jest niezbędne do zawarcia/wykonania umowy lub też zamówienia/zrealizowania usługi (skutkiem niepodania danych osobowych będzie wobec tego będzie brak możliwości zawarcia i wykonania umowy lub brak możliwości przyjęcia lub realizacji zamówienia).

Działania handlowe inicjowane przez Klientów

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 pkt a RODO

Państwa dane mogą być przetwarzane w toku korespondencji i rozmów sprzedażowych poprzedzających zawarcie umowy/zamówienie usługi, gdzie to Państwo inicjujecie kontakt. Dzięki temu możliwe jest np. udzielenie odpowiedzi na Państwa zapytanie, fachowe doradztwo, przekazanie dokumentów i realizacja innych, powiązanych celów, w tym marketingowych.

Państwa dane będą przetwarzane nie dłużej niż do czasu cofnięcia zgody, o ile nie zaistnieje inna przyczyna ich przetwarzania. W tym celu wystarczy skontaktować się z nami, a Państwa prośba zostanie niezwłocznie rozpatrzona.

Działania sprzedażowe inicjowane przez Energosystem Rybnik Sp. z o.o.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 pkt f RODO

Czasem dane zbierane są także z inicjatywy i bezpośrednio przez pracowników Energosystem Rybnik Sp. z o.o. w zakresie działań związanych ze sprzedażą i marketingiem (np. w trakcie korespondencji lub rozmowy). Działamy tu w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes. Mając Państwa dane łatwiej jest nam doradzić, jakie usługi będą dla Państwa najlepsze oraz będziemy mogli dostarczyć Państwu dokumentację i uzgodnioną ofertę.

Dane te są przetwarzane nie dłużej niż do wyrażenia sprzeciwu – w tym celu wystarczy wysłanie e-maila lub telefon, a Państwa prośba zostanie możliwie najszybciej rozpatrzona i zrealizowana.

Kontakty biznesowe

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 pkt f RODO

Dane naszych Klientów (firm i instytucji oraz ich pracowników, a także wspólnot i spółdzielni mieszkaniowych oraz ich przedstawicieli) udostępnione w ramach umowy, zamówienia lub w inny sposób mogą być przetwarzane w celu kontaktów biznesowych. W ich ramach nasi Klienci mogą sporadycznie otrzymywać informacje dotyczącą produktów, usług lub działalności Energosystem Rybnik Sp. z o.o., a także inne informacje związane z naszą firmą.

Jeśli jesteście lub – mamy nadzieję – będziecie Państwo naszym dostawcą lub podwykonawcą, kontakt może dotyczyć pozyskania oferty, dodatkowych informacji czy dokumentów.

Dane wykorzystywane w celu kontaktów biznesowych przetwarzamy do czasu wyrażenia przez Państwa sprzeciwu. W tym celu wystarczy wysłanie krótkiego maila.

Rekrutacja kandydatów do pracy

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 pkt a RODO

Dbamy o kandydatów zainteresowanych pracą w Enenergosystem Rybnik Sp. z o.o. oraz ich dane osobowe. W toku rekrutacji dane osobowe są należycie chronione i udostępniane wyłącznie pracownikom zaangażowanym w rekrutację. Ich podanie jest obowiązkowe – bez Państwa CV i niezbędnych informacji nie będziemy mogli uwzględnić Państwa kandydatury.

Dane osobowe kandydatów, z którymi nie nawiązaliśmy współpracy po wyłonieniu pracowników zostaną usunięte bądź jeśli wyrazili na to zgodę mogą być przetwarzane do przyszłej rekrutacji. Dodatkowo w toku rekrutacji możecie Państwo cofnąć zgodę i tym samym wycofać swoją aplikację.

Stosunek pracy lub świadczenie zleceń

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 pkt(y) b, c i f RODO

Jeśli chodzi o dane osobowe Pracowników, kategorie danych, zasady ich przetwarzania oraz czas przetwarzania wynikają z kodeksu pracy i innych przepisów, a także wcześniejszego postępowania rekrutacyjnego i charakteru wykonywanych obowiązków. Z kolei dane osobowe zleceniobiorców współpracujących z nami w oparciu o umowy cywilno-prawne stanowią nieco węższy katalog, obejmujący zwłaszcza: imię, nazwisko, adres zamieszkania, adres do korespondencji, adres e-mail, numer telefonu, numer konta, numery identyfikujące osobę jako podatnika itp.

W każdym przypadku dane naszych Pracowników i Zleceniobiorców będą przetwarzane przez cały okres współpracy, do czasu przedawnienia roszczeń oraz okresu narzuconego przez przepisy prawa. Dane te będą przez nas odpowiednio chronione.

Realizacja obowiązku prawnego dot. dokumentacji

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 pkt c RODO

W przypadku wykonywania umowy, złożenia zamówienia lub realizacji innego świadczenia na Państwa rzecz będziemy także przetwarzać dane osobowe zawarte na fakturach, w księgach rachunkowych lub w innej dokumentacji, zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy:

  • będą Państwo stroną umowy lub zamówienia,
  • stroną umowy lub zamówienia jest wspólnota mieszkaniowa, spółdzielnia, administrator budynku lub inny podmiot,
  • stroną umowy lub zamówienia jest pracodawca lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje,
  • zostało wykonane na Państwa rzecz jakieś świadczenie.

Okres przetwarzania związany jest z terminem przechowywania faktur, ksiąg rachunkowych oraz dokumentów potwierdzających zawarcie/wykonanie umowy i wynika z przepisów prawa.

Dane powierzane nam przez podmioty trzecie

W niektórych przypadkach dane osobowe otrzymujemy od podmiotów trzecich, wobec których jesteśmy podmiotem przetwarzającym lub odbiorcą. Jak wspominaliśmy wcześniej, dane zazwyczaj powierzają nam podmioty odpowiedzialne za opiekę nad budynkami wielorodzinnymi. Dzięki współpracy z nimi zapewniamy rzetelne realizowanie usług np. rozliczanie ciepła i wody, montaż wodomierzy, montaż zaworów termostarycznych itp. Dane, jakie otrzymujemy, są niezbędne do realizacji celu i obejmują przede wszystkim: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania/dostawy/realizacji usługi, nazwę firmy oraz ewentualnie inne dane wynikające np. z umowy lub zamówienia, w związku z którymi następuje udostępnienie danych osobowych.

Oczywiście o powierzone nam dane dbamy równie mocno jak o te, których jesteśmy administratorem.

Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane dostawcom, usługodawcom i partnerom, z którymi Energosystem Rybnik sp. z o.o. współpracuje w zakresie niezbędnym do realizacji usług dla Mieszkańców, Klientów i Kontrahentów, w celu realizacji umów, świadczenia usług, kontaktów biznesowych, działań marketingowych oraz obsługi działalności Energosystem Rybnik Sp. z o.o..

Dane osobowe, których administratorem jest Energosystem Rybnik Sp. z o.o., nie są przekazywane do państw trzecich, tzn. poza Unię Europejską.

Ochrona danych

W naszej firmie wdrożyliśmy odpowiednie procedury ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informatycznego. Zdefiniowaliśmy m.in. zasady korzystania z systemów informatycznych, wymagamy stosowania silnych haseł, ograniczamy liczbę osób mających dostęp do danych oraz wprowadzamy rozmaite zabezpieczenia. Nasi pracownicy są odpowiednio przeszkoleni, dzięki temu nie tylko zatroszczą się o Państwa dane, ale także pomogą w uzyskaniu odpowiedzi na Państwa pytania.

Prawa osób, których dane przetwarzamy

Osobom, których dane przetwarzamy, przysługuje szereg praw:

  • prawo dostępu do swoich danych;
  • prawo do ich sprostowania;
  • prawo do usunięcia danych (tzw. prawo do bycia zapomnianym);
  • prawo do ograniczenia przetwarzania;
  • prawo do przenoszenia danych;
  • prawo do sprzeciwu (gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora) lub prawo do cofnięcia zgody (gdy podstawą przetwarzania jest zgoda).

Dodatkowo informujemy, że:

  • wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych sprzed jej wycofania;
  • prawo do usunięcia danych oraz prawo do żądania ograniczenia ich przetwarzania przysługują tylko w przypadkach określonych w RODO;
  • prawo do przenoszenia danych mają Państwu tylko w przypadku, gdy podstawą prawną przetwarzania jest zgoda lub wykonanie umowy;
  • gdy występujemy w roli administratora możemy odmówić usunięcia Państwa danych pomimo zgłoszenia takiego żądania, o ile zachodzi jedna z okoliczności wymienionych w RODO, np. przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku lub ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń;
  • gdy występujemy w roli administratora możemy odmówić uwzględnienia Państwa sprzeciwu na przetwarzanie danych na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, gdy istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które są nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Dane osobowe a nasze strony internetowe

Na naszych stronach internetowych nie mamy wdrożonych mechanizmów do zbierania danych osobowych, w tym nie korzystamy z formularzy kontaktowych. Pliki cookies, które wykorzystujemy, służą jedynie do celów analitycznych. Nie stosujemy tzw. profilowania, w tym w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Zapraszamy do lektury polityki prywatności, w której zawarliśmy dodatkowe informacje dot. cookies.

Organ nadzorczy

W zakresie ochrony danych osobowych możecie Państwo liczyć na pomoc organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Gdy dostrzegą Państwo jakieś nieprawidłowości, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi na niewłaściwy sposób przetwarzania Państwa danych osobowych przez Energosystem Rybnik Sp. o.o.

W razie dalszych pytań…

Jeśli po zapoznaniu się z niniejszą informacją w dalszym ciągu będą mieli Państwo jakieś pytania, zapraszamy do kontaktu: