Opis usługi rozliczeniowej

Opis systemu rozliczeniowego

Stosowany przez naszą firmę system rozliczeniowy obejmuje rozliczenie kosztów centralnego ogrzewania oraz ciepłej i zimnej wody. Wieloletnia praktyka pozwoliła nam optymalnie dostosować nasz system rozliczeniowy do polskich realiów technicznych i ekonomicznych. Rozliczenia przeprowadzane są z uwzględnieniem aktualnie obowiązujących aktów prawnych regulujących problematykę rozliczenia kosztów ciepła i wody.

Profesjonalne rozwiązania

Spotykane na rynku rozwiązania, choć w teorii słuszne, w praktyce na skutek błędów na etapie wdrożenia i eksploatacji systemu rozliczeniowego generują nierzadko wyniki dalece odbiegające od rzeczywistego poboru ciepła w lokalach, podważając tym samym wiarygodność dokonywania indywidualnych rozliczeń. Szczególnie dotyczy to rozliczeń kosztów ciepła w oparciu o wskazania podzielników kosztów ogrzewania.

Zdając sobie w pełni sprawę z potencjału możliwych do popełnienia błędów i ich ogromnego wpływu na dokładność i rzetelność rozliczeń, wprowadziliśmy na każdym etapie procesu rozliczania odpowiednie procedury, których celem jest wyeliminowanie błędów i zagwarantowanie zgodności naliczonych opłat z rzeczywistym poziomem zużycia ciepła i wody w poszczególnych lokalach.

Wdrożenie systemu rozliczeniowego

Montaż podzielników

Pierwszym etapem jest weryfikacja instalacji grzewczej w budynku pod kątem zgodności z wymaganiami dotyczącymi indywidualnych systemów rozliczeń kosztów ciepła. Następnie dokonywany jest dobór optymalnych urządzeń zgodnych z wymaganiami klienta i uwzględniających specyfikę danej nieruchomości.

Właściwy montaż urządzeń poprzedzony jest analizą każdego budynku pod kątem możliwości zainstalowania podzielników w pomieszczeniach łazienek, przedpokoi itp. Ideą nadrzędną jest takie opomiarowanie grzejników w budynku, aby zapewniało wysoki poziom precyzji rozliczenia przy uwzględnieniu ograniczeń technicznych instalacji centralnego ogrzewania.

W dogodnym dla użytkowników lokali terminach, przeprowadzany jest montaż podzielników wraz z dokładną inwentaryzacją instalacji grzewczej wg ustalonego wcześniej zakresu.

Podczas montażu niezmiernie dużo uwagi przywiązujemy do zapewnienia właściwego miejsca i wysokości zamocowania każdego podzielnika na grzejniku. Tylko prawidłowe zamocowanie wszystkich podzielników w budynku zagwarantuje, iż będą one naliczały zużycie ciepła w całej nieruchomości w jednakowy sposób, co ma duży wpływ na prawidłowość późniejszych rozliczeń.

Terminy montażu urządzeń

Montaż urządzeń przeprowadzany jest tak, by był możliwie najmniej uciążliwy dla mieszkańców. W wyznaczonym dniu dla każdej grupy mieszkań określany jest możliwie krótki przedział czasowy, w którym odbywają się prace montażowe. Powoduje to zmniejszenie obciążenia użytkowników lokali.

W przypadku systemów radiowych na etapie wdrożenia systemu przeprowadza się dodatkową weryfikację zgodności przyporządkowania zainstalowanych urządzeń do konkretnych lokali. Po zakończonym montażu w budynku dokonywany jest kontrolny zdalny odczyt wszystkich zainstalowanych urządzeń.

Zabezpieczenie urządzeń

Bardzo ważną kwestią jest należyte zabezpieczenie instalowanych urządzeń przed możliwą ingerencją ze strony użytkowników lokali. Z uwagi na określone cechy systemu rozliczeniowego, każda nie wykryta ingerencja, której celem jest zaniżenie wskazań przyrządów, powoduje zniekształcenie wyników rozliczenia. Z tego względu wdrożyliśmy szereg zabezpieczeń i procedur, które pozwalają zapewnić sprawiedliwe wyniki rozliczenia i chronią interesy uczciwych użytkowników lokali.

Zabezpieczenie podzielników

Każdy podzielnik wyposażony jest w mechaniczną plombę, uniemożliwiającą otwarcie urządzenia bez jej uszkodzenia. Dodatkowo stosowane są plomby elektroniczne z funkcją sygnalizacji faktu nieautoryzowanego otwarcia urządzenia i zapisania daty otwarcia do nieulotnej pamięci podzielnika.

Zabezpieczenie zamocowania podzielników

W przypadku grzejników żeberkowych podzielnik zamocowany jest do grzejnika za pomocą specjalnych śrub i nakrętek motylkowych różnego rodzaju. Nakrętki wyposażone są w specjalną tulejkę uniemożliwiającą dostęp do śruby z zewnątrz. Ponadto wewnątrz podzielnika, w miejscu niedostępnym dla użytkownika lokalu nakładana jest dodatkowa plomba, która ulega uszkodzeniu w przypadku próby zbicia podzielnika w dół grzejnika. W przypadku grzejników panelowych montaż realizowany jest poprzez zgrzewanie lub klejenie. Miejsce styku podzielnika z grzejnikiem zabezpieczone jest odpowiednią plombą, której struktura w momencie zerwania lub odklejenia ulega nieodwracalnym zmianom.

Zabezpieczenie wodomierzy i ciepłomierzy

Wodomierze i ciepłomierze mieszkaniowe zabezpiecza się specjalnymi plombami zatrzaskowymi na półśrubunek. Stosowane są również zabezpieczenia antymagnetyczne. Nasadki radiowe zabezpieczone są przed nieautoryzowanym zdjęciem z wodomierza za pomocą elektronicznej plomby z funkcją zapamiętania daty otwarcia.

Regulamin kosztów ciepła

Opracowanie regulaminu rozliczeń kosztów ogrzewania i wprowadzenie go w życie jest kolejnym etapem wdrażania systemu.

Regulacje dotyczące zasad dokonywania rozliczeń kosztów centralnego ogrzewania zawarte są w ustawie Prawo energetyczne z dnia 10 kwietnia 1997 z późniejszymi zmianami. Art. 45a ustawy określa, że właściciel lub zarządca budynku wielolokalowego:

• dokonuje wyboru metody rozliczenia całkowitych kosztów zakupu ciepła na poszczególne lokale,
• wprowadza wybraną metodę w formie wewnętrznego regulaminu rozliczeń ciepła przeznaczonego na ogrzewanie tego budynku.

Dokument ten powinien regulować wszystkie istotne elementy systemu rozliczania kosztów ciepła, w tym określać terminy odczytów i rozliczeń, zasady podziału całkowitych kosztów ogrzewania, sposobu rozliczenia mieszkań bez opomiarowania, postępowania w przypadku ingerencji itp. Powinien on również uwzględniać specyfikę zainstalowanych w budynku urządzeń.

W ramach usługi rozliczeniowej pomagamy naszym klientom w opracowaniu przedmiotowych dokumentów. Opiniujemy istniejące regulaminy pod kątem zgodności z wdrażanym systemem rozliczeniowym i służymy pomocą w adaptowaniu istniejących regulacji pod konkretne rozwiązania.

Współczynniki lokalowe i grzejnikowe

Współczynniki lokalowe

Jednym z kluczowych elementów systemu rozliczania kosztów ciepła są współczynniki lokalowe zależne od usytuowania lokalu w bryle budynku. Istotą ich stosowania jest występowanie w budownictwie wielorodzinnym znacznego zróżnicowania zapotrzebowania na ciepło poszczególnych lokali. 

Zadaniem współczynników lokalowych jest zrekompensowanie nadwyżki kosztów związanych ze zużyciem ciepła jakie ponoszą mieszkańcy lokali usytuowanych niekorzystnie w bryle budynku. Stosowanie tych współczynników nakazuje ustawa Prawo energetyczne oraz wydane na jej podstawie rozporządzenie.

Współczynniki lokalowe wyliczane są przez nas z wykorzystaniem metody dokładnej w oparciu o obliczeniowe zapotrzebowanie lokali na ciepło. Wyliczane są one na podstawie dokumentacji technicznej budynku oraz aktualnej informacji o stanie jego docieplenia. Ten obecnie uznany i zalecany sposób wyznaczania współczynników lokalowych jest przez naszą firmę stosowany już od początku naszej działalności, co przekłada się na niezbędne w tej materii doświadczenie.

Proces opracowania współczynników lokalowych rozpoczyna się od weryfikacji istniejącej dokumentacji technicznej budynku. W trakcie naszej wieloletniej praktyki okazywało się niejednokrotnie, iż dostarczona dokumentacja zawierała tak istotne błędy, że skutek działania opracowanych na jej podstawie współczynników byłby odwrotny do zamierzonego. Dlatego przed przystąpieniem do opracowania współczynników przeprowadzana jest wizja lokalna budynku pozwalająca ocenić zgodność istniejącej dokumentacji ze stanem faktycznym. 

W przypadku braku dokumentacji technicznej należy sporządzić uproszczoną inwentaryzację budynku na potrzeby wyznaczenia współczynników lokalowych. Następnie wykonywane jest właściwe wyznaczenie współczynników dla poszczególnych lokali. Zastosowane w rozliczeniu współczynniki lokalowe ujęte w formie tabeli załączane są do każdej sporządzanej przez nas dokumentacji rozliczeniowej.

Współczynniki grzejnikowe

W systemie rozliczania kosztów ciepła w oparciu o wskazania podzielników stosowane są także współczynniki korekcyjne grzejnikowe uwzględniające typ grzejnika, jego moc nominalną oraz typ zainstalowanego podzielnika. Nasza baza danych obejmuje kilkadziesiąt tysięcy pozycji i zawiera wszystkie typy grzejników dopuszczonych do stosowania w Polsce. Współczynniki dobierane są na podstawie inwentaryzacji grzejników przeprowadzanych w trakcie montażu podzielników.

Rozliczanie kosztów ogrzewania

Indywidualne rozliczenie kosztów ogrzewania poszczególnych lokali wykonywane jest w obrębie nieruchomości. Stanowi ona grupę lokali zasilanych ze wspólnego źródła ciepła, dla którego w sposób jednoznaczny można określić koszt zakupu bądź wytworzenia energii cieplnej w danym okresie rozliczeniowym. Proces rozliczenia polega na rozdzieleniu całkowitych kosztów ciepła zużytego przez tę nieruchomość na poszczególne lokale zależnie od indywidualnego zużycia ciepła rejestrowanego przez urządzenia pomiarowe.

Na całkowite koszty ogrzewania budynku składają się:

1. tzw. koszt wg mierników- koszty ciepła emitowanego przez grzejniki w lokalach. Ciepło to rejestrowane jest przez podzielniki zabudowane na grzejnikach bądź ciepłomierze lokalowe.
2. tzw. koszt wg powierzchni- koszty ciepła niezależne od wskazań podzielników lub ciepłomierzy. Związane są one z ciepłem emitowanym przez nieopomiarowaną cześć instalacji grzewczej (klatki schodowe, pralnie, suszarnie, piony grzewcze itp.) oraz z naliczonymi przez dostawcę ciepła lub gazu kosztami stałymi niezależnymi od zużycia.

Określone w punkcie 1 koszty ciepła przypadające na nieruchomość naliczone powinny być na poszczególne lokale proporcjonalnie do wskazań urządzeń pomiarowych z uwzględnieniem współczynników korekcyjnych. Natomiast określone w punkcie 2 koszty, rozdzielone winny być solidarnie na wszystkich użytkowników lokali wg powierzchni użytkowej mieszkań.

Prawidłowy klucz podziału kosztów

Na etapie określania parametrów rozliczenia niezmiernie istotne jest wyznaczenie prawidłowego klucza podziału kosztów tj. podziału całkowitych kosztów ogrzewania nieruchomości na określone w punkcie 1 i 2 składowe. Prawidłowy klucz podziału powinien uwzględniać rzeczywiste warunki odbioru ciepła w danej nieruchomości oraz aktualny układ taryf dostawcy ciepła.

Błędny dobór klucza podziału najczęściej prowadzi do zbyt dużej rozbieżności wyników pomiędzy poszczególnymi lokalami nieadekwatnie do rzeczywistych różnic w poborze ciepła.

Chcąc zapewnić wiarygodne i przewidywalne wyniki dokonywanych rozliczeń nasza firma na każdym etapie wdrażania i eksploatacji systemu stara się zaproponować optymalne dla danej nieruchomości rozwiązania. Równie istotne jest racjonalne określenie sposobu rozliczenia mieszkań w przypadkach szczególnych (lokale nieopomiarowane, ingerencje użytkowników lokali w podzielniki itd.).

Rozliczanie logoterm

Logoterma to mieszkaniowa stacja wymiennikowa, która służy do przygotowania ciepła na cele ciepłej wody użytkowej i regulacji centralnego ogrzewania. Wyposażona jest ona w ciepłomierz dokonujący pomiaru zużycia ciepła w lokalu oraz wodomierz dokonujący pomiaru zużycia wody. Każda stacja jest przyporządkowana jednemu lokalowi. 

Zabudowany w logotermie ciepłomierz dokonuje pomiaru ciepła zużywanego zarówno na cele centralnego ogrzewania jak i przygotowania ciepłej wody użytkowej. Ponieważ, zgodnie z obowiązującym prawem, przy rozliczaniu kosztów centralnego ogrzewania należy stosować współczynniki lokalowe zależne od usytuowania w bryle budynku wymagane jest rozdzielenie całkowitych kosztów ciepła w lokalu na koszty ogrzewania i koszty przygotowania ciepłej wody użytkowej oraz późniejsze osobne ich naliczanie.

Podział ciepła zużytego na centralne ogrzewanie i podgrzew wody

Zużycie ciepła, określone dla każdego lokalu na podstawie ciepłomierza mieszkaniowego, zostaje rozdzielone na ciepło zużyte na cele ogrzewania lokalu oraz ciepło zużyte do podgrzewu wody. Przy określaniu udziału ciepła zużytego na przygotowanie ciepłej wody stosuje się metody uwzględniające przeciętny udział zużycia ciepłej wody w łącznym zużyciu wody w lokalu przy wykorzystaniu wskazań wodomierza mieszkaniowego.

Następnie dokonywane jest w każdym mieszkaniu rozliczenie kosztów ogrzewania z uwzględnieniem współczynników korekcyjnych lokalowych oraz osobne rozliczenie kosztów podgrzewu wody.

Rozliczanie ciepłej i zimnej wody

Na rzeczywisty koszt ciepłej wody składa się koszt wody zimnej (surowca), koszt ciepła zużytego na podgrzanie wody zimnej w wymiennikach oraz koszt ciepła zużytego w procesie cyrkulacji ciepłej wody.

Rozliczenia kosztów ciepła zużytego na podgrzanie wody dokonuje się na podstawie odczytów indywidualnych wodomierzy ciepłej wody. Koszty te rozliczane są w opłacie jednoczłonowej (proporcjonalnie do wskazań wodomierzy ciepłej wody) bądź bardziej prawidłowo w opłacie dwuczłonowej (z uwzględnieniem faktu występowania opłat stałych dostawcy ciepła oraz strat ciepła na cyrkulacji).

W procesie rozliczenia wodomierze traktowane są jak podzielniki kosztów tzn. wyznaczają procentowy udział danego punktu poboru w całkowitych kosztach podgrzewu wody w budynku. W efekcie użytkownicy lokali w całości pokrywają koszty z tego tytułu przypadające na nieruchomość.

Rozliczenie kosztów zimnej wody dokonuje się na podstawie odczytów wodomierzy mieszkaniowych. Jako zasadę przyjmuje się rozliczenie jednoczłonowe. System rozliczeniowy wyposażony jest w szereg funkcji pozwalających szacować zużycia ciepła i wody w lokalach rozliczanych ryczałtowo oraz rozliczać różnicę wskazań wodomierzy indywidualnych względem wodomierza głównego.

Koszty ciepła zużytego na podgrzanie wody oraz koszt dostawy wody i odprowadzenia ścieków wykazywane są na rachunku indywidualnym na osobnych pozycjach. Użytkownik lokalu otrzymuje pełne informacje na temat wskazań początkowych i końcowych wodomierzy, cen jednostkowych itp.

Weryfikacja zaliczek i prognoza rozliczeń

Każde wykonane rozliczenie przed przekazaniem klientowi przechodzi dodatkowo proces weryfikacji pozwalający na wykrycie ewentualnych nieprawidłowości. Po przeprowadzeniu rozliczenia możliwe jest wyznaczenie indywidualnych prognoz zaliczek na przyszły okres rozliczeniowy w oparciu o zużycie w roku poprzednim.